Geschafft! – Ein Zertifikat schärft Standards für den Nachwuchs

Die Kindertagesstätten und die OGS der AWO-Ortsverein Neuss e.V. sind seit Ende letzten Jahres als Institutionen zertifziert im Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015. Die Kinder wird es nicht interessieren und sie können die Auswirkungen des Prozesses auch gar nicht erfassen, aber an einigen Stellen haben sie durchaus Veränderungen bemerkt. Warum denn da jetzt ein Schild hängt wo vorher keines war und was das darauf bedeutet z.B. Oft sind es eben Kleinigkeiten, die sichtbar werden.

Als Träger von vier Kindertageseinrichtungen in Neuss mit insgesamt rund 370 Plätzen und der OGS-Betreuung von 125 Kindern im Grundschulalter arbeitet die AWO Neuss, zum Teil schon seit mehr als 10 Jahren, konsequent und erfolgreich mit der „jungen Zielgruppe”. Dennoch wollten die Verantwortlichen in Vorstand und Geschäftsführung sich dem Prozeß der Zerti zierung im Qualitätsmanagement stellen, denn vorgeschrieben ist es nicht.

Qualitätsmanagement (QM) bezeichnet alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung der Prozessqualität, der Dienstleistungen dienen. „Uns ging es auch darum, die innerorganisatorischen Leistungen und Prozesse zu beleuchten und dort noch Feinjustage zu betreiben, wo Optimierungspotential steckt. Dabei sind wir uns bewusst, dass die Arbeit im sozialen Bereich einem dynamischen Prozeß unterliegt, der sich auch in Zukunft ständig verändern wird” resümiert Bülent Öztas, Geschäftsführer der AWO OV Neuss.

Das extern durchgeführte Audit wurde durch die CertEuropA GmbH durchgeführt, die auch das QM-Siegel entsprechend Ihrer Maßstäbe vergeben darf. Ein Audit untersucht, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen.

Je nach Bereich wird bei einem Audit der Ist-Zustand analysiert oder aber ein Vergleich der ursprünglichen Zielsetzung mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt. Oft soll ein Audit auch dazu dienen, allgemeine Probleme oder einen Verbesserungsbedarf aufzuspüren, um sie beseitigen zu können. Der Nachweis erfolgt anhand von Dokumenten, Bildern etc.

So liegt ein zeitaufwändiger Prozess hinter dem ganzen involvierten Team. „Der ofzielle Start erfolgte bereits im Oktober 2015 mit einer Erstbegehung und einer Bestandsaufnahme des Istzustandes, also der Prozesse und Standards in den Einrichtungen.” erklärt Melanie Leßmann, als Kita-Koordinatorin eine der intensiv am Zerti zierungsprozess beteiligten AWO-Mitarbeitenden.

Es folgten verschiedene Klausurtagungen mit Geschäftsführung, Kitaund OGS-Leitungen, den Gruppenleitungen und den Mitarbeitern von CertEuropa. Dabei wurden Standards nach DIN ISO 9001 festgelegt, Fortbildungen konzipiert, Maßnahmen zur Optimierung besprochen und Dokumentationen und Handbücher verfasst. In Gruppenarbeiten wurden Prozesse ausgearbeitet und Korrekturen von Standards eingeleitet. Und das Themenspektrum ist erstaunlich vielfältig. Viele Eltern wären überrascht mit welchen Fragestellungen das Team sich befasst und welche Bereiche der täglichen Arbeit tatsächlich dazugehören.

Angefangen beim Hygiene-Handbuch über die Anmeldeund Aufnahmeprozesse der Kinder in den Einrichtungen, den Standards zum Bringen und Abholen, der Eingewöhnung, der Entwicklungsbeobachtung und Dokumentation, Kinderschutz, Kinderrechte, Gesundheitsvorsorge und Fürsorge, Mahlzeitengestaltung, Inklusion, Gestaltung der Räume, Spielphasen und Projekte, Entwicklungsgespräche mit den Eltern, Erste Hilfe, Brandschutz, Gesunde Ernährung, U3-Arbeit und einiges mehr kam auf den Tisch und wurde intensiv beleuchtet.

Fast ein ganzes Jahr, einige Schulungen und Fortbildungen später und nachdem die erarbeiteten und festgelegten Prozesse und Standards in allen Einrichtungen eingeführt und umgesetzt waren erfolgte zunächst ein internes Audit im Oktober 2016. „Einige wenige Stellschrauben mussten noch nachjustiert werden bevor wir uns am 09. November schließlich zuversichtlich dem externen Audit durch ein Team der CertEuropa GmbH stellen konnten”, erzählt Bülent Öztas rückblickend.

„Es war ein langwieriger und teilweise kräftezehrender Prozess vor allem auch für die Mitarbeitenden in den Einrichtungen, der nicht auf Kosten der Kinder gehen durfte” stellt Öztas klar, und ist stolz auf seine Teams, die ihr Bestes gegeben haben. Im Januar erhielten die Einrichtungen ihre Zerti zierungs-Urkunden und dürfen fortan das QM-Siegel nutzen. „Natürlich ist der bürokratische Aufwand teilweise gewachsen, aber an anderen Stellen sind Prozesse optimiert und standardisiert worden, was auf organisatorischer Seite zu weniger Reibungsverlusten führt und klare Handlungsstränge und einheitliche Verhaltensregeln vorsieht” erläutert Melanie Leßmann. „Dabei wollen wir aber die Individualität jedes einzelnen, uns anvertrauten Kindes bewahren und fördern, denn die frühen Jahre sind Entwicklungspsychologisch die wichtigsten und sollen einen erfreulichen Weg durch ein langes Leben ebnen.”